Tartalommarketing GTD módszertannal

Ahogyan Tóth-Czere Péter szerzőtársam már megírta egy korábbi posztjában mindketten a GTD módszertanát használjuk a napi munkavégzésre. Ebben a posztban egy konkrét példán  – egy ügyfelem tartalommarketingjén – keresztül szeretném bemutatni, mi mindenre képes ez a metodológia.

A háttér

A példában szereplő cég egy közepes méretű, stabil bevételű vállalkozás. Nincsen dedikált marketingesük – a lehető legtöbb feladatot kiszervezik, ami nem kötődik közvetlenül a tevékenységükhöz. Nagyon hamar rájöttek, hogy a SEO-val foglalkozniuk kell. Több céggel is dolgoztak az évek során, nagyjából 1-1,5 éve aktívan készítettek tartalmakat. Mivel nem ez a szakmájuk, ezért sokáig szövegíróval dolgoztak. Miután nem működtek jól a külsősök által írt szövegek, áttértek arra, hogy ők írták a szakmai cikkeiket.Mivel azonban ez egy teljesen új terület volt számukra, ezért gyakran ad-hoc jelleggel készültek a tartalmaik. Ez habár nem okozott kárt, de érezhetően több munka volt vele és kevesebb eredményt hozott, mint amennyi elvárható volt.
A közös munka első közös pontja volt, hogy kialakítottuk a megfelelő koncepciót és ez alapján egy stratégiát. Ez viszont oda vezetett, hogy a jól működő folyamatokra még nagyobb szükségük lett. Ezért döntöttünk a GTD módszertan bevezetése mellett.

Az alábbiakban nem a teljes tartalommarketinget, hanem csak a tartalom-előállítás é s -promóció témakörét járom körbe.

 

Előkészületek

Továbbra is abban hiszek, hogy a legnagyobb hibát már az első lépésnél el lehet követni. A leggyakoribb ilyen hiba, ha nem megfelelően átgondoltak a folyamatok.
Még mielőtt bármiféle implementálás elkezdődött volna a céggel közösen leültünk megbeszélni és felvázolni azt, hogy egy-egy tartalomtípust elkészítéséhez és promóciójához milyen út vezet. Ezzel nemcsak azt értük el, hogy könnyedén fel tudtuk rajzolni a folyamatokat, de meghatározhattuk a kritikus pontokat (amik hátráltathatják vagy meg is állíthatják a folyamatot), illetve a szervezet gyengeségét, hiányosságát a folyamatokhoz kötődően.
Miután a szükséges információk megvoltak, úgy döntöttünk, hogy a cég számára a legideálisabb GTD programot, az [Asanat](asana.com) vezetjük be. A rendszer hasonló, mint a Peti által korábbi cikkében említett Todoist (a GTD alapok mindkettőnél nagyon erősek) – csupán néhány koncepcionális eltérés van a kettő között.

A megvalósítás

Mivel a tartalommarketing folyamatokban résztvevők nem rendelkeztek előzetes tapasztalattal, ezért nemcsak a GTD koncepcióját és alapjait kellett megtanítani, de a tartalmak előállításának megtanítása is fontos volt. Miután ez megtörtént, utána kezdődhetett el a tényleges munka.
Az új koncepció implementálásának első lépése az volt, hogy megfelelően felépítettük az Asana fiókjukat, illetve a munkához szükséges sablonok (pl.: szövegírási, tartalom előállítási folyamat) is elkészültek.

Használat közben

A GTD módszertan legnagyobb előnye a stresszmentesítés, illetve, hogy a folyamatainkat okosan tudjuk automatizálni. Ha egyszer kialakítjuk a megfelelő rendszert, a feladatok egy jelentős részét (szinte) gondolkodás nélkül el lehet végezni.

A képen látható felosztás az egyik módszer arra, hogy a tartalom-előállítás különböző státuszait átlátható és jól követhető módon jelenítsük meg.

A kiindulási állapot

A kiindulási állapot

A státuszok:

  • Ötlet: ide kerül be minden cikk ötlet, akár teljesen új tartalomról, akár kurált (gondozott) tartalomról van szól. A legtöbb esetben elég csak 1,5-2 havonta frissíteni ezt a szekciót, mert egy-egy ötleteléskor elég új téma ötlet szokott lenni
  • Készül: ebben a fázisban már azok a tartalmak vannak, ahol elkezdődött az érdemi munka. Ajánlott, hogy embernek maximum 2-3 ilyen státuszú cikke legyen – sőt ha lehet inkább csak egy legyen, hogy tényleg fókuszáltan tudjon a felelőse vele foglalkozni
  • Szakmai átnézésre kész: a konkrét példát jelentő cég B2B és B2C vonallal is rendelkezik; a B2B esetében nagyon fontos a kifogástalan szakmaiság, mivel a célcsoportban olyanok vannak, akik szintén a szakmát képviselik. Ezért a cégen belül szakmai vezető néz át minden cikket, hogy ilyen szempontból kifogástalan legyen.
  • Szerkesztésre kész: ha a szakmai átnézésen is zöld utat kapott, akkor egy külsős (főszerkesztői háttérrel rendelkező) szakember nézi át a szövegeket, hogy ne csak szakmailag legyen megfelelő, de élvezhető és gördülékeny legyen az olvasása is. Amennyiben nem profi szövegírók dolgoznak a tartalmak előállításán (mint ebben a cégben is), kiemelten fontos ez a rész. Érdemes befektetni akár egy külsős kvázi főszerkesztőbe, mert jelentősen tudja növelni a tartalmak minőségét és ezáltal a hatásfokát is.
  • Publikálható: ha a szerkesztői jóváhagyás is megvan, akkor ebbe a státuszba kerül át a tartalom. Ekkor már feltölthető a honlapra és beidőzíthető a megjelenése. Ekkor kell elvégezni a szükséges beállításokat (kategóriák, címkék, képek, címsorok, stb. ).
  • Publikált: ez csak egy köztes állapot. Ezzel az állapottal az a cél, hogy jelezzük, hogy már megosztható a tartalom, illetve kezdődhet az optimalizálása (SEO), illetve, hogy az előállítási szakasz ezzel lezárult.
  • Megosztva: ebbe a státuszba akkor kerül egy adott tartalom, ha különböző csatornáinkon (hírlevél, közösségi média) megosztottuk.
  • SEO-zás alatt: habár már a tartalom előállítása előtt és közben is fontos keresőoptimalizáláshoz kötődő lépéseket teszünk meg, de a publikálás után is bőven van még feladatunk.
  • Újra megosztható: sokan elfelejtik, hogy egy-egy tartalmat nem csak egyszer lehet megosztani. Ennek kiküszöbölésére van ez a szekció. A tartalmak mennyiségétől és a publikálás gyakoriságától függ, hogy milyen gyakran érdemes a megosztás megismétlése. De a legtöbb esetben 3-5 havonta érdemes megtenni – főleg ha a relevanciája továbbra is megvan (egy hír típusú tartalom esetében ez gyakran kérdéses).

 

Az Asana másik nagy előnye, hogy egy-egy feladat esetén is számos beállítási és testreszabási lehetőség van.

Tartalmak menedzselése GTD-vel

Tartalmak menedzselése GTD-vel

Ahogy a képen is látható a feladatokhoz adhatunk hozzá  leírást, felelősöket és határidőket. De akár címkéket (a jobb rendszerezhetőség érdekében), csatolmányokat, illetve akár alfeladatokat is. Megvallom, nekem ez uttóbbi a kedvencem, mert az alfeladatoknak is adhatunk határidőt és felelőst (igen, mindkettő lehet más, mint maga a fő feladat esetében).

A kommentelési lehetőséggel pedig megszabadulhatunk attól, hogy minden kis kérés miatt külön emailt kell írjunk (az alfeladatok esetén is lehet kommenteket írni).

Szerintem elég jól látható, hogy mennyire nagy segítséget jelenthet egy ilyen rendszer. Főleg, ha akár különböző funkcionális területek, vagy akár térben és időben is távollévők dolgoznak együtt.

 

Az eredmények

Habár az Asana bevezetése kissé döcögősen indult, mára már hatalmas segítséget jelent ez a rendszer. Mindenki látja a saját feladatát, és sokszor egymást is utókövetik az azonos projektekben. Habár a marketing aktivitások kezelésére vezettük be, mára már minden területen ezt használja a cég (projektek megvalósítása, pénzügyek, értékesítés, stb.).

A tartalmak előállításának és promóciójának folyamata jelentősen javult, ami leginkább a szükséges idő, illetve az utókövetésekkel (feleslegesen) eltöltendő idő csökkenésében jelenik meg a legjobban.

Mivel külsős és belsős emberek dolgoznak a tartalommarketing tevékenységben, ezért kifejezetten nagy segítséget ad a rendszer, hogy mindenki átláthassa a folyamatokat, egy-egy feladat állapotát, illetve a hozzá kötődő feladatokat is tudja priorizálni, így valóban szükséges feladatokkal foglalkozhasson.

Újabb pozitívum, hogy pár hetes teszt időszak után, újra visszatértek arra, hogy profi szövegírókat (is) használjanak a tartalmak előállítására.

 

Akár tartalommarketingre, akár bármi másra csak ajánlani tudom a GTD módszertan bevezetését és használatát. Az, hogy ezt milyen rendszerrel (pl. Todoist, Asana, Trello) tesszük meg, az már részletkérdés. A lényeg a koncepció helyességében van.

Ez is érdekelhet

Kiss Tamás
Digital & Performance Marketing Strategist at

Inbound marketinggel foglalkozom, annak minden részével: PPC, SEO, Email marketing, marketing automatizálás, tartalom stratégia, digitális analitika - a lényeg a tartalomalapú aktivitás. Közép- és nagyvállalati ügyfeleim hazai és nemzetközi aktivitását koordinálom és menedzselem. Amit még tudni lehet rólam: GTD hívő és hobbi UX-es vagyok.

Trackbackek

  1. […] poszt eredetilag a tartalommarketing.hu oldalán jelent […]